Pasos metodológicos

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin documentos e información los organismos no podrían ser administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con la elaboración de la Tabla de Valoración Documental se reconstruye como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma practica los pasos que se presenta a continuación para adelantar los procesos de diagnostico, investigación, plan de acción y la propuesta de la TVD.


ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN.

Es la fase de la metodología para la elaboración de las TVD, a través del cual se identifica y analiza la situación real del archivo y la conservación de documentos frente a los diferentes factores internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.


Elementos a Evaluar

Este procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación y estado físico.

ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION


TALENTO HUMANO
-Capacitación en el área
-Experiencia

RECURSO DOCUMENTALES

-Características del soporte
-Conservación documental
-Valorares de los documentos

RECURSOS LOCATIVOS

-Ubicación

-Funcionalidad

-Condiciones físicas y de seguridad

Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario. La identificación de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de la habilidad del Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los demás, este documento suministra algunos formatos que podrán ser modificados según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los elementos más importantes dentro de la organización de los fondos acumulados.

La evaluación a nivel cualitativo permitirá visualizar, detectar y apreciar la situación real del Fondo Acumulado, identificando (Datos del Archivo, Planta física, Sistemas de Clasificación, Ordenación, Consulta e instrumentos de recuperación, Plazos de retención y Conservación). El Anexo A nos presenta un modelo para realizar el estudio de los recursos documentales y locativos.

La evaluación a nivel cuantitativo a través del Inventario, se puede identificar a nivel documental el estado físico, deterioro biológico y las unidades de conservación (Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros, paquetes entre otros.