Discusión y aval de las TVD ante el Comité de Archivo

Cuando el Comité de Archivo se reúna para avalar las TVD de su entidad debe tener especial cuidado en ejecutar las siguientes acciones:


•Corroborar las etapas de la evolución documental y su correspondencia con los cuadros de clasificación e inventarios documentales.

•Revisar cuidadosamente los inventarios y confrontarlos conlas TVD presentadas con el fin de asegurar que toda la documentación inventariada esté contemplada en la propuesta de TVD.

•Revisar los tiempos de retención asignados a cada serie o asuntos teniendo en cuenta las normas internas y externas que inciden en la conservación del documento.

·• Confrontar las opciones señaladas en la disposición final y lo anotado en la columna de procedimientos con el fin de evaluar su coherencia y el sustento en cuanto a los documentos quese conservan totalmente, los que se conservan parcialmente y los criterios que se tuvieron en cuenta para definir el tamaño y la calidad de la muestra.

•Verificar los anexos que sustentan las decisiones de retención y disposición final.

• Aprobar las TVD mediante acta del Comité de Archivo.