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Glosario

Con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la elaboración de la Tablas de Valoración Documental, y lo promulgado por La Ley General de Archivos, la cual señala la importancia y fundamento de la normalización de la función archivística, se presenta una serie de definiciones que pretende lograr una unidad de criterios frente a los terminología técnica asociada con las TVD.
Los términos definidos obedecen al vocabulario técnico definido por la Ley 594 de 2000, la Propuesta de Reglamento General de Archivos para el Distrito Capital y los pronunciamientos del Archivo General de la Nación.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación , ciencia y la cultura.

ARCHIVO TOTAL : concepto que hace referencia a la vez a todos los soportes documentales y al proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. Es análogo a la selección natural.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilita el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.

DOCUMENTO DE APOYO: Es aquel de carácter general (le-yes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

DOCUMENTO INACTIVO: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

DOCUMENTO SEMIACTIVO: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

FONDOS ABIERTOS: Aquellos cuya producción documental sigue activa.

FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización.

FONDOS CERRADOS: Aquellos cuya producción documental ha cesado.

IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

INVENTARIO: instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general , analítico y preliminar.

MUESTREO: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos, entre otros.

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales dentro de las series o las series dentro de las secciones

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se designa en la tabla de retención documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta características internas o externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando técnicas matemáticas y estadísticas.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

SUBSERIE DOCUMENTAL: división o divisiones de una serie documental con el propósito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidades documentales que hacen parte de la misma.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con características internas y externas que lo definen y distinguen como tal.

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisión desde el archivo de gestión o central al histórico de los documentos declarados como de valor histórico , de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla de valoración correspondientes.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

presentacion de las tablas de valoracion

Una vez que se ha elaborado la propuesta de Tabla de Valoración Documental – TVD para cada unidad administrativa del fondo acumulado y sugerido el plazo de retención para cada serie y/o subserie documental, deberá ser sustentada y presentada ante el Comité de Archivo de la Entidad, quienes deberán evaluarla para su aprobación. Antes de la aprobación final del TVD, si surgieran dudas, o en los casos de revisión de la valoración documental o la adición de nuevas series, o si alguna es eliminada, conviene que el Bibliotecólogo y Archivista consulte las fuentes primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el equipo de trabajo la modificación a efectuarse, y verifique si la valoración documental y los procedimientos para su aplicación son correctas y sustentarla nuevamente ante el Comité de Archivo de la entidad, hasta lograr su aprobación.

Elementos de toda Tabla de Valoración

Elabore la Tabla de Valoración Documental, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Código No

Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias productoras de los documentos como sus series documentales. Este debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificación Documental establecido en la entidad.

Serie o Contenido de la Documentación

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, y en la medida de lo posible la denominación propuesta para la Agrupación Documental no deberá construirse con base en (Sitios Geográficos, Nombres de Entidades, Nombres de Formatos, Comités, Elementos físicos etc.,). De igual forma También se listaran las subseries y tipologías documentales correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Algunas series y subseries documentales se encuentran denominadas por la misma tipología documental, por ejemplo: ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecerá el listado de los documentos que la conforman.

Fecha

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupación documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo : 1950 – 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentación no tengan fecha se anotará s.f., que significa sin fecha.

Valor Documental

Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el autor, Cruz Mundet Ramón define de una forma clara este termino ”es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar los valores inherentes a los documentos y su importancia. La valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial” Esto nos indica que hay que hacer una evaluación de los valores de los documentos, que tendrá que indicarnos:

P = Posee Valor Primario S = Posee Valor Secundario

En la casilla de Valoración Documental se debe indicar si las Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y siempre en forma independiente para cada uno de estas agrupaciones.

En este orden de ideas los valores a evaluar serán:

VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter:

􀀹 Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones
􀀹 Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común
􀀹 Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (Registro Civil)
􀀹 Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública
􀀹 Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter:

􀀹 Valores evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, Política interna, economía, estadísticas, etc.).
􀀹 Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.
􀀹 Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)

Retención

Plazo o términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia esta determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida por las diversas unidades administrativas.

Los tiempos de retención en el Archivo Central se deben asignar en años, para cada serie documental identificada, en caso de establecer subseries, se asignará los tiempos de retención en forma independiente para cada una de estas.

Disposición Final

Definición de los procesos que se aplicaran a los expedientes correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración, la cual se señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:

CT = Conservación Total: Para aquellos documentos que adquieren valores secundarios y por tanto se consideran de valor histórico, es decir se convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y la cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.

E = Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores históricos.
La eliminación es un proceso irreversible, por tanto esta decisión debe estar muy bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoración abordado durante el proceso de elaboración de la Tabla de Valoración Documental.

M = Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

S = Selección: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o subseries documentales que no ameritan conservarse total mente, pero que poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras series y/o subseries documentales. Una vez se efectué la selección, implícitamente se esta determinando eliminación sobre la documentación no seleccionada.
“Para que un proceso de selección documental se realice de manera acertada, es indispensable la participación de personas que tengan total conocimiento de los documentos objeto del estudio, de manera que pueda aportar elementos importantes para la correcta toma de decisiones sobre los documentos que son objeto de selección”.
La selección documental debe aplicarse mediante técnicas de muestreo establecidas de acuerdo con las características y volúmenes de documentación. para una mayor comprensión el Anexo C presenta algunos métodos recomendados por el Ayuntamiento de Barcelona.

Procedimientos

En esta columna se explicará, cuando sea necesario, en forma concisa y clara la forma en que se aplicarán los procedimientos relacionados con los términos de retención y la disposición final, ejemplo los expedientes se transferirán al Archivo Histórico la Serie Informes Financieros, ya que refleja el manejo financiero de empresa, en el archivo Central serán microfilmados aquellos que de acuerdo con una selección cualitativa, el Comité de Archivo determine que se deben conservar.

Norma o Disposición Legal

Este campo enuncia las normas que son de competencia de los expedientes en cada una de las dependencias y en algunos casos la normatividad ya sea expedida al interior o al exterior de la de la entidad, fijan unos periodos de prescripción de los documentos, los cuales son un factor fundamental a tenerse en cuenta en el momento de asignar los tiempos de retención en el Archivo Central. y argumentar la disposición final.

Cuadro de Clasificación Documental

A partir del análisis de la información compilada que ha obtenido de las fuentes documentales. Se puede construir la propuesta del Cuadro de Clasificación, en términos básicos podría definirse el CCD como “la herramienta que nos permite codificar e identificar cada oficina con sus respectivas series, subseries tipologías documentales”8, para todas las dependencias que se reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.

Utilidad del Cuadro de Clasificación

El fondo acumulado esta compuesto por todos aquellos documentos que se produjeron a lo largo de su vida institucional y la ejecución de las funciones propias asignadas a cada una de las dependencias. La aplicación del Cuadro de Clasificación, consiste en que los documentos de cada dependencia de acuerdo a sus funciones se separan y se agrupan a través de la serie a la que pertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.

Elementos de Todo Cuadro

A partir de una clasificación lógica, que permita conocer el fondo, sus mutuas relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de Clasificación Documental, que concibe tres áreas:

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe
diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.

-logotipo

-series generales

-Codigo

-Dependencia

-serie - subserie

-Nombre , Asunto, Serie, Subserie y tipología Documental.
-Años Extremos

-Nota aclaratoria

- Series especificas

- Codigo

-Dependencia

-Serie - subserie
-Nombre , Asunto, Serie, Subserie y tipología Documental.

-Años extremos

-Nota aclaratoria

Estudios Institucionales

Algunas veces, por la antigüedad de los documentos, se desconocen las fuentes de información pertinentes para llevar ha cabo esta tarea. En estos casos, es necesario identificar esas instituciones, reconstruir su estructura organizativa y averiguar cuales fueron sus funciones y actividades, los pasos a seguir serian los siguientes:

􀂾 Fuentes Primarias: Esta se aplica en los casos en que la información se pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas más detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de organización del Fondo Acumulado.

􀂾 Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento, mejorar la comprensión y análisis del caso en estudio haciendo uso de información documental y bibliográfica. Este acercamiento se soporta en la búsqueda de Actos administrativos de creación de la entidad, Organigramas, Actos administrativos de codificación institucional, Legislación contemporánea de la entidad que se esta tratando y la relación histórica de funciones asignadas a cada de las unidades administrativas.

Evolución de La Estructura Orgánica de la Institución

Como resultado de la etapa anterior de recopilación de las fuentes primarias y secundarias, el personal encargado de esta actividad diligenciara Los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas del Fondo Acumulado, el cual brinda los siguientes resultados:

􀂾 Definir el nombre de la entidad orgánica, de donde provienen los documentos.

􀂾 Reconstruir la organización jerárquica de la entidad orgánica.

􀂾 Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad orgánica y a cada una de sus partes.

􀂾 Definir con precisión los permanentes cambios, o modificaciones que durante diversos periodos históricos hayan afectado a la entidad.

􀂾 Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la entidad orgánica.

Pasos metodológicos

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin documentos e información los organismos no podrían ser administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con la elaboración de la Tabla de Valoración Documental se reconstruye como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma practica los pasos que se presenta a continuación para adelantar los procesos de diagnostico, investigación, plan de acción y la propuesta de la TVD.


ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN.

Es la fase de la metodología para la elaboración de las TVD, a través del cual se identifica y analiza la situación real del archivo y la conservación de documentos frente a los diferentes factores internos y externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.


Elementos a Evaluar

Este procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información, conservación, cantidad, ubicación y estado físico.

ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION


TALENTO HUMANO
-Capacitación en el área
-Experiencia

RECURSO DOCUMENTALES

-Características del soporte
-Conservación documental
-Valorares de los documentos

RECURSOS LOCATIVOS

-Ubicación

-Funcionalidad

-Condiciones físicas y de seguridad

Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario. La identificación de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de la habilidad del Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los demás, este documento suministra algunos formatos que podrán ser modificados según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los elementos más importantes dentro de la organización de los fondos acumulados.

La evaluación a nivel cualitativo permitirá visualizar, detectar y apreciar la situación real del Fondo Acumulado, identificando (Datos del Archivo, Planta física, Sistemas de Clasificación, Ordenación, Consulta e instrumentos de recuperación, Plazos de retención y Conservación). El Anexo A nos presenta un modelo para realizar el estudio de los recursos documentales y locativos.

La evaluación a nivel cuantitativo a través del Inventario, se puede identificar a nivel documental el estado físico, deterioro biológico y las unidades de conservación (Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros, paquetes entre otros.