lunes, 7 de abril de 2008

Cuadro de Clasificación Documental






A partir del análisis de la información compilada que ha obtenido de las fuentes documentales. Se puede construir la propuesta del Cuadro de Clasificación, en términos básicos podría definirse el CCD como “la herramienta que nos permite codificar e identificar cada oficina con sus respectivas series, subseries tipologías documentales”8, para todas las dependencias que se reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.




Utilidad del Cuadro de Clasificación



El fondo acumulado esta compuesto por todos aquellos documentos que se produjeron a lo largo de su vida institucional y la ejecución de las funciones propias asignadas a cada una de las dependencias. La aplicación del Cuadro de Clasificación, consiste en que los documentos de cada dependencia de acuerdo a sus funciones se separan y se agrupan a través de la serie a la que pertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.

Elementos de Todo Cuadro

A partir de una clasificación lógica, que permita conocer el fondo, sus mutuas relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de Clasificación Documental, que concibe tres áreas:

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe
diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las
Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.
-logotipo
-series generales
-Codigo
-Dependencia
-serie - subserie
-Nombre , Asunto, Serie, Subserie y tipología Documental.
-Años Extremos
-Nota aclaratoria
- Series especificas
- Codigo
-Dependencia
-Serie - subserie
-Nombre , Asunto, Serie, Subserie y tipología Documental.
-Años extremos
-Nota aclaratoria

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