Importancia

Para la administración:

• Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.
• Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.
• Sirve de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
• Garantiza el derecho a la información.
• Favorece una adecuada selección documental.
• Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
• Racionaliza recursos y espacios.

Para el desarrollo de la labor archivística:

• Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.
• Disminuyen racionalmente el volumen documental.
• Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
• Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital.
• Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar.
• Registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental.
• Identifican la documentación de valor histórico o permanente
  que debe conservarse totalmente.
• Promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.