Metodología aplicación TVD

Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación y opera a partir del archivo
central o Histórico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las
siguientes acciones:


• Capacitación: Aplicación TVD
• Selección: retiro de la documentación que ha perdido sus valores
primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD
• Foliación
• Eliminación: elaboración inventarios
• Preparación física de la documentación a conservar: limpieza, retiro
de material metálico y sustitución de unidades de conservación.
• Inventario: actualización

Aplicación de las Tablas de Valoración Documental

La aplicación de las TVD será inmediata si la documentación cumple con los tiempos de retención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series evaluadas.
Para todos los efectos, se debe elaborar un inventario de la documentación que cumplió el tiempo asignado en las TVD con el fin de transferir la documentación al archivo histórico de la entidad o, si es del caso, al Archivo General de la Nación.
Una entidad descentralizada deberá transferir su documentación al ministerio al cual estuvo adscrita o vinculada. En caso de ser un Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia deberá transferir su documentación histórica al AGN (Decreto 998/97).

En caso de que la opción marcada sea la Selección Documental se revisará el procedimiento indicado. Si se considera pertinente y no hay objeción al tipo de muestreo ni al tamaño de la muestra ni a los criterios expresados, y se conoce con certeza qué otras fuentes ofrecen la posibilidad de reconstruir la información, se procederá a separar la muestra indicada y se elaborará un inventario de la documentación restante a fin de presentar al Comité de archivo la propuesta de eliminación de la misma.

Cuando la opción sea de Eliminación Documental se revisará como en el caso anterior la sustentación de la eliminación. En caso de ser satisfactoria se elaborará el inventario de la documentación que se va a eliminar y se presentará ante el Comité de Archivo. La eliminación siempre debe adelantarse dejando como constancia un acta a la cual se adjunta el inventario de la documentación que se eliminó.

Si la opción es de Conservación total se inventariará la totalidad de la serie que cumplió la retención en su segunda etapa de vida y se transferirá al archivo histórico de la entidad si se trata de un ente descentralizado; al Archivo General de la Nación, si es un organismo nacional del nivel central.

Si además de haber optado por una de las anteriores se decide que debe llevarse a otro soporte, ya sea microfilme o digital, se puede efectuar siempre y cuando la documentación esté debidamente organizada.

Discusión y aval de las TVD ante el Comité de Archivo

Cuando el Comité de Archivo se reúna para avalar las TVD de su entidad debe tener especial cuidado en ejecutar las siguientes acciones:


•Corroborar las etapas de la evolución documental y su correspondencia con los cuadros de clasificación e inventarios documentales.

•Revisar cuidadosamente los inventarios y confrontarlos conlas TVD presentadas con el fin de asegurar que toda la documentación inventariada esté contemplada en la propuesta de TVD.

•Revisar los tiempos de retención asignados a cada serie o asuntos teniendo en cuenta las normas internas y externas que inciden en la conservación del documento.

·• Confrontar las opciones señaladas en la disposición final y lo anotado en la columna de procedimientos con el fin de evaluar su coherencia y el sustento en cuanto a los documentos quese conservan totalmente, los que se conservan parcialmente y los criterios que se tuvieron en cuenta para definir el tamaño y la calidad de la muestra.

•Verificar los anexos que sustentan las decisiones de retención y disposición final.

• Aprobar las TVD mediante acta del Comité de Archivo.

Elaboración de la propuesta de las TVD

Basados en el conocimiento de la historia institucional, y con los inventarios de cada etapa del desarrollo de la entidad se elaborará la propuesta de TVD. El nombre de la entidad, de la unidad administrativa y de las series o asuntos son los datos con los cuales se iniciará el diligenciamiento del formato. El tiempo de retención en el archivo central, la disposición final y los procedimientos será el resultado de la valoración.
El código se asignará siguiendo el orden jerárquico de dependencias y el orden alfabético de las series o asuntos.
La propuesta de TVD deberá presentarse ante el Comité de Archivo de la entidad debidamente sustentada, acompañada de to-dos los actos administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales, y demás normas internas y externas que afecten la producción documental y que determinen su retención o su disposición final.

Importancia

Para la administración:

• Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.
• Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos.
• Sirve de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
• Garantiza el derecho a la información.
• Favorece una adecuada selección documental.
• Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico.
• Racionaliza recursos y espacios.

Para el desarrollo de la labor archivística:

• Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.
• Disminuyen racionalmente el volumen documental.
• Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
• Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital.
• Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar.
• Registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental.
• Identifican la documentación de valor histórico o permanente
  que debe conservarse totalmente.
• Promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.

Alcance

El alcance de la Tabla de Valoración Documental como elemento archivístico es proporcionar, el instrumento dentro del Programa de Gestión Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y se convierte en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

Objetivo

El objetivo de la Tabla de Valoración Documental es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar el plan de transferencias secundarias.